先日、コクヨファニチャー様における社内SNS「Zyncro」の導入事例を発表しました。
コクヨファニチャー様 | 導入事例 | 社内SNSのZyncro
最近、「仕事のメールが増えすぎて大変」、「重要なメールを見逃した」、「どうでもいいメールがCCされてくる」など、仕事上のコミュニケーションにおけるメールの問題をよく耳にします。
それを受けて、情報共有系のITベンダーも「メールは非効率」「ノーEメール」「メールは時代遅れ」といったメッセージとともに、自社のグループウェアやコミュニケーションツールを打ち出しています。
海外からは、そうしたメールの非効率さを社内SNSにより解決するという取り組み事例が聞こえてきます。
普通の郵便と同様、電子メールが「過去のもの」になろうとしている。フランスのある大手IT企業は先ごろ、従業員に社内SNSの使用を奨励し、メールの使用を禁止する方針を発表した。
▼社内SNSとメールを使い分ける海外企業 − TechTargetジャパン
米国に比べて日本はホワイトカラーやマネジメント職の生産性が低いと指摘されてきた。それは企業コミュニケーション・システムの格差に大きく依存している。その米国がソーシャルに未来を託して走り出した。日本企業もそろそろソーシャル・コンピューティングに取り組まないと、数年後には日米の格差がいっそう広がることになるだろう。
▼メールは時代遅れ、社内ＳＮＳに未来を託す米企業：日本経済新聞
そうした海外の先進事例を受け、国内でも、グループウェアに社内SNS的な機能を追加するという動きが目立っています。
ここ数カ月で登場したグループウエアの新製品はいずれも、従来の代表的な機能である電子メールや掲示板、文書管理、会議室予約といった機能に加え、タイムライン形式のUIやスマートフォン向けの画面などを用意。消費者向けだったソーシャルの技術を取り入れている。
▼SNS化する情報共有ソフト UI一新、スマホ対応も本格化：日経コンピュータDigital（要登録）
このように、国内外で、社内SNSに対する期待が高まっています。では、社内SNSを使うと、本当にメールによる非効率を改善できるのでしょうか。
その疑問に対する一つの答えが、今回発表したコクヨファニチャー様における社内SNS「Zyncro」導入事例です。
▼コクヨファニチャー様 | 導入事例 | 社内SNS – Zyncro
こちらのインタビューからお客様のコメントを一部抜粋していきます。
社内SNSには「仕事の質や効率の向上」に寄与する何かがあるのか、それとも無いのか。あるとしたらどの程度のものなのか。それを知りたくて導入してみたのです。
このように、初めから社内SNSに対して具体的な効果を期待していたわけではなかったとのこと。その効果を見極めるために、実際にZyncroを導入しました。しかも、日々の業務の中に組み込んで活用しました。
たとえば昨年末終了した「霞ヶ関ライブオフィス リニューアルプロジェクト」では、Zyncro内に専用のグループを作りました。社内外に散らばって動いているプロジェクトメンバーは全員そのグループに参加し、PCやiPhone、iPadからアクセスして、進捗状況の確認・打合せ等の日程調整・ブレーンストーミングなどを行いました。
加えて、設計図面や議事録、現場からアップロードした工事の進捗状況の写真などの各種ドキュメント/画像ファイルの共有もZyncroで行い、プロジェクトに関する情報を専用グループ内に集約させました。
このように、「なんでもいいからつぶやいてみよう」「ちょっとした参考情報を共有してみよう」ではなく、目の前の実際の業務やプロジェクト活動におけるコミュニケーションや情報共有を、SNS上で展開していきました。
そして業務上のコミュニケーションをメールからSNSに移行した結果、具体的な導入効果が生まれます。
日常業務だけではなく「オフィスリニューアルプロジェクト」など期間が決まっている個々のプロジェクトも含めて、Zyncroを使うことで「仕事がはかどる」「アウトプットの品質が良くなる」ということを実際に体感しました。利用者からも「Zyncroが無かったら、もっと工数が増えていたかもしれない」「Zyncroがあったから、限られた時間の中でここまで成果物の品質を高めることができた」というような声が寄せられました。
このように、「仕事の効率」だけではなく、「仕事の質」も向上するという効果が生まれました。その効果をもう少し細分化すると以下のようになります。
・情報の「発信」のしやすさ→仕事に役立つ情報の流通量が増えた
・情報の「共有」のしやすさ→抜け漏れ・すれ違い・二度手間が減った
・情報の「集約・蓄積」のしやすさ→ノウハウ集が自動的に作られる
・同じ時間と場所でしかあり得なかった「コミュニケーションの学習効果」
こうした効果について、印象的なコメントをいくつか抜粋します。
まずSNSならではの効率向上やモチベーション向上について。
「お疲れさまです、○○です」といった決まり文句を書く必要も無く、すぐに本論に入ることができます。情報発信の敷居が低いので、わざわざメールで送るか？というような情報も気楽に発信できます。
やはり業務上のコミュニケーションでも「いいね！ボタン」は強力です。誰でも、自分の発言に「いいね！」が押されたり、コメントが付いたりするとうれしいものです。もっと発信しようというモチベーションが上がります。
また、Zyncroにはこれまで受け取ったコメントやいいね！の数を集計し、貢献度をランキング表示できる統計機能が備わっています。この機能は特に「積極的な情報発信者」の強い味方となりました。
メールによるコミュニケーションは、受信したメールを処理していくという「作業」になりがちです。それに対してSNSでのコミュニケーションは「もっと積極的にアウトプットしていこう、貢献していこう」というクリエイティブな意識が働きやすいように思いました。
また社内SNSを検討する上で見落とされがちなファイル共有の仕組みについてもこのように述べられています。
Zyncroが優れているのは「メッセージと連携したファイル管理機能」があることです。 投稿メッセージに添付されたPDFやOffice等のファイルは、時間が経つとそのままウォールの下の方へ流れて行ってしまいますが、それとは別に、ファイルサーバー内にフォルダーを作るのと同じ感覚で、Zyncro上でファイル管理を行うことができます。
それも、それぞれのファイルに付けられたコメントを後から参照できるのが便利です。 Zyncroはメッセージにファイルを添付したり、あるいはアップロードしたファイルに対してコメントを付けることができます。複数人でのコメントのやりとりがあればそれも残ります。それによって、そのファイルがどういう経緯で作られ、それに対してみんながどういうコメントを寄せ、どのように修正されたのかといった前後の文脈まで確認することができます。
投稿メッセージのようなフロー情報と、文書ファイルのようなストック情報がきちんと連携するからこそ「仕事で使うSNS」は機能するのだと実感しました。
特にオフィスリニューアルプロジェクトのように、多くのメンバーの間でフローの意見交換をしながら、文書というストックの成果物にまとめ上げていくような仕事には、非常に向いていると思います。
このように、一般的なSNSのような「フロー情報」の共有に限らず、文書を「ストック情報」として共有管理できるというZyncroの特長が、ナレッジマネジメント的なメリットも生み出しました。
約1年経った時、Zyncro内に出来上がったのは「業務別に分類されたノウハウ集」でした。
「どのタイミングで何が起こったのか」「どのような話し合いが、いつ、なぜ行われたか」「どのような気づきや教訓が得られたのか」といった情報を、わざわざ引き継ぎ資料を作る必要無しに次の人に受け継ぐことができます。
最後に、「Zyncroを導入後、社内メールの量に変化はありましたか？」という質問には、このように答えています。
Zyncroを使っている業務については、確かに社内メールの量は減りました。誰向けなのかよくわからない「FYI（For Your Information：ご参考まで）メール」も減りましたし、何でもかんでもCCをつけてメールが飛び交い、送られた方がうんざりするようなことも減りました。
このように、社内SNSにより、実際にメールの非効率が解消されたという効果を実感されているようです。でも、社内SNSの導入メリットは、それだけではありませんでした。
ただ、実際に使ってみて感じることは、Zyncroは「社内メールを減らすためのツール」ではなく、これまでお伝えしてきた通り「仕事そのものの質や効率を高めるツール」だということです。
詳しくは下記のインタビュー記事をご覧ください。
▼コクヨファニチャー様 | 導入事例 | 社内SNS – Zyncro
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