設計・製造分野での情報共有に、本当に必要なものは？

今日は大阪に来ています。
（左の写真、何でしょう？答えは最後に）
弊社のNet-It Centralをご導入頂いているある大手製造業さんに、活用状況のヒアリングのためにご訪問。
こちらの会社さんでは、あるWeb対応文書管理システムとNet-It Centralを同時に導入されていたため、その２つのシステムのすみ分け、使い分けに非常に興味を持ったのです。
現在・・・

Net-It Centralは、各部署から事業所内全社員へのお知らせ情報や、ISO関連マニュアルなど、いわば「全社員共通の公開文書」を共有するためのポータルとして使われているとのこと。（弊社提供のドキュメントポータルキットを利用頂いています）
かたやWeb対応文書管理システムは、設計文書やテスト結果、客先打ち合わせ資料などの「技術文書」を、ある程度セキュリティを確保しつつ、必要なメンバー（主に技術者）で共有するために、導入したとのこと。
さて、最近よく話題になるのが、Net-It Centralと文書管理システムとの使い分け。
こちらのお客さまは、「技術文書の共有では、セキュリティが重要。だから、独自のユーザアクセス権管理機能を持つ文書管理システムを選択した。」とのこと。ただ一方、「文書管理システムの持つ、属性管理やバージョン管理、ワークフローといった機能は不要。」とも。
しかし、Net-It Centralも、ある程度（フォルダ単位レベル）のアクセス権設定は可能ですので、そのことを詳しくご説明しました（ファイルサーバの共有フォルダに設定したアクセス権を、Webサイトに継承できます）。どうもご存知なかったようです。
最近、製造業さんの設計・製造部門の、まさに技術文書の共有で、Net-It Centralが採用されるケースが増えています。
採用理由の多くは、やはり文書登録の手軽さ。大量の文書、日々生み出される文書を、ファイルサーバに放り込むだけで、みんなで共有して再利用できますからね。
特に文書管理システムを利用されていたり検討されていた会社さんでは、非常に重宝して頂いています。
もちろん、アクセス権設定は多くのお客さまで利用して頂いていますし、また用途（社外のサプライヤー、販売会社との共有等）や、文書（流出させたくない技術資料等）によっては、ダウンロード禁止・印刷禁止などのコンテンツセキュリティも設定して、ご活用して頂いています。
そうしたことをお話ししているうちに、「技術文書共有でも、文書管理システムではなく、Net-Itが使えるんじゃない？」とのこと。
実際、過去に使ってきた文書管理システムも、属性入力などの文書登録作業が面倒なため、部門によってはあまり文書が登録されておらず、そうした部門では、保管しやすい部門内ファイルサーバに文書が眠ってしまっているはず、ということでした。
かなりいろいろとディスカッションしたのですが、結局、

文書管理システムをいろいろと検討したが、本質的にやりたいことは、文書を共有して再利用できるようにすること。であれば、誰でも手間なく登録でき、ストレスなく検索・閲覧できることが、最も重要。属性管理やバージョン管理は二の次であることが多い。
いろいろな機能がついていることよりも、基本的な機能である登録、検索、閲覧が手軽にできることが大切で、そのようなシステムでないと、社員にも使ってもらえない。

という結論に。
そして、そこを重視したのが、Net-Itなのです。
意外と、このような考え方に基づくシステムは他にないんですね。
実は昨日の鎌倉でも、同じような結論になりました。
その時、お客さまが、こんなことを言っていました。

情報共有においては、「使う機能だけ使いやすくしたシステム」であるべき。それなのに、逆にゴテゴテした、余計な機能の多いシステムが多すぎる。

確かにそうですね。そして、こうした考え方から、Net-It Centralのコンセプトに共鳴して下さいました。
オーシャンブリッジの情報共有に関する考え方をご理解頂き、ご賛同頂ける会社さんが、これでまた二社、増えました。
うれしいですね。
ちなみに、冒頭の写真。何だかよく分からないかも知れませんが・・・
今日のお客さまをご訪問する途中で見かけた、スパイダーマン電車です。
激しいですね。